الدورة المستندية للمخازن

تبدأ الدورة المستندية للمخازن عند شراء البضاعة المراد تخزينها حيث تمر البضاعة على مراحل محددة داخل المخازن وهي :

الدورة المستندية للمخازن

أولا: اضافة البضائع الى المخازن :

في هذه المرحلة يتم استلام البضاعة سواء كانت (مستلزمات للتشغيل – خامات – مشتريات للبيع) ويتم الاتي :

1- تقوم لجنة الفحص والاستلام بفرز البضاعة المستلمة بغرض تجنب المواد التالفة والغير صالحة للبيع او الاستخدام مع رد او استرجاع البضاعة التالفة الى المورد مرة أخرى .

2- يستلم أمين المخازن الكميات الواردة بعد الفرز على اذونات الاضافة الخاصة بالمخازن .

3- يتم ارسال اصل اذونات الاضافة الى الادراة المالية وصورة لكل من (قسم حسابات مراقبة المخزون – أمين المخازن)

ثانيا: الصرف من المخازن:

ثاني مرحلة من مراحل الدورة المستندية للمخازن هي الصرف من المخازن وتنقسم الى :

الصرف البضاعة الى العميل او المستلم مباشرة

1- تصرف البضاعة من المخازن من خلال طلب اذن صرف تم اعتماده من (ادارة الشركة – وادارة المبيعات) .

2-انشاء اذن صرف من المخازن يوجد به جميع الاصناف المراد صرفها من المخازن طبقا للطلب المقدم مع تسجيل التاريخ ورقم طلب الصرف واسم المستلم لاثبات صرف البضاعة من المخازن .

3- يتم ارسال اصل اذن الصرف الى الادارة المالية وصورة منه لكل من (العميل – المخزن)

صرف البضاعة الى المخازن الفرعية بالشركة :

1- عند اضافة بضاعة محولة من مخزون الى مخزون تابع للشركة :
يتم انشاء اذن تحويل وارد يحتوي على جميع الاصناف الواردة والتاريخ واسم المخزن الفرعي الوارد منه البضاعة المستلمة .
2- عند صرف بضاعة من مخزن الى مخزن تابع للشركة
يتم انشاء اذن تحويل صادر يحتوي على جميع الاصناف المحولة والتاريخ واسم المخزن المحول اليه البضاعة الصادرة .

ثالثا: البضاعة المرتجعة والتالفة :

وهي اخر مرحلة من مراحل الدورة المستندية للمخازن وتنقسم الى الاقسام التالية :

البضاعة المرتجعة من العملاء الى المخزون

يتم انشاء اذن ارتجاع اصناف واردة يحتوي على جميع الاصناف المرتجعة الى المخازن والتاريخ واسم العميل .
البضاعة المرتجعة الى الموردين :

يتم انشاء اذن ارتجاع اصناف صادرة يحتوي على بيانات المورد وجميع كميات وأنواع الاصناف التي تم ردها الى المورد .

البضاعة التالفة او الراكدة :

يقوم أمين المخزن بتجميع كافة البيانات عن البضاعة التالفة والراكدة ثم تصفنيفهم وتسجيلهم في كشف جرد خاص ويتم ارسال اصل الكشف الى الادارة العليا للشركة وصورة منه لكل من (الادارة المالية – المخزن)

  • يعمل أمين المخازن بالشركة على تسجيل البيانات في كارت الصنف لكل صنف بضاعة موجود في المخزن من خلال الاذون التي تم اصدارها واستلامها طوال الفترة المالية بحيث يصبح رصيد كل كارت صنف مطابق الى رصيد كل صنف موجود في المخزن بالفعل
  • يتم ارسال كشف جرد شهريا للادارة المالية بالشركة يحتوي على جميع الاصناف الموجودة في المخازن وكمياتها .